Decreto federal estabelece os requisitos para a digitalização e descarte de documentos físicos públicos e privados

Por Dr. Luiz Phillip N. G. Moreira e Gabriel S. Greca, advogado e bacharel em direito, respectivamente, do setor de Propriedade Intelectual e Proteção de Dados do Casillo Advogados.

 

Em meio às diversas notícias relacionadas a pandemia do Coronavírus (Covid-19), passou-se praticamente despercebido do grande público a aprovação, no último mês de março, do Decreto Federal nº 10.278/2020, o qual regulamentou as técnicas e os requisitos para digitalização de documentos públicos ou privados (o “Decreto nº 10.278/2020”).

O Decreto nº 10.278/2020 veio para regulamentar dispositivo previsto na Lei da Liberdade Econômica[1], o qual estabeleceu como um direito essencial, que pessoas físicas e jurídicas possam, mediante cumprimento de requisitos definidos em regulamento, digitalizar documentos físicos para que produzam os mesmos efeitos legais das suas vias originais/físicas (art. 3º, inc. X da Lei da Liberdade Econômica[2]).

O Decreto nº 10.278/2020 entrou em vigor na data de sua publicação e visa desburocratizar e reduzir custos para todos os agentes econômicos com relação à guarda de documentos, uma vez que uma grande quantidade de arquivos físicos poderão ser descartados a partir do momento em que estejam arquivados em meio digital, desde que observados os requisitos estabelecidos na legislação aplicável.

 

Quem pode usufruir deste Decreto?

O Decreto nº 10.278/2020 é aplicável para todos os indivíduos e/ou empresas e organizações, independentemente do porte ou setor econômico envolvido.

 

Para qual tipo de documento é aplicável?

 O Decreto nº 10.278/2020 é aplicável tanto para a digitalização de documentos públicos em geral, quanto para os documentos privados (ex: contratos entre particulares).

 

Como será o processo de digitalização?

Para que os documentos digitalizados possuam o mesmo valor legal dos documentos físicos e eventualmente possam ser descartados, observando os limites e restrições impostas pelo Decreto nº 10.278/2020, estes deverão, quando da sua digitalização:

  1. ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados;
  2. seguir os padrões técnicos mínimos previstos nos Anexos I e II do Decreto nº 10.278/2020; e
  • conter, no mínimo, os metadados especificados.

Vale ressaltar que o processo de digitalização poderá ser realizado pelo possuidor do documento físico ou por até mesmo por empresas especializadas, mas sempre caberá ao possuidor do documento a responsabilidade legal perante terceiros pela conformidade do processo de digitalização. Ou seja, as empresas poderão contratar terceiros para realizar a digitalização, mas qualquer falha em tal processo será sempre de sua responsabilidade.

Desta forma, após a realização deste processo de digitalização, o documento físico poderá ser descartado, com exceção daqueles que apresentem valor histórico e/ou que não estão incluídos pelo Decreto nº 10.278/2020.

 

Como deverão ser armazenados os documentos digitalizados?

O armazenamento de documentos digitalizados deverá garantir meios técnicos em questão de Segurança da Informação/TI que assegurem:

  1. a proteção do documento digitalizado contra alteração, destruição e, quando cabível, contra o acesso e a reprodução não autorizados; e
  2. a indexação de metadados que possibilitem: (a) localização e gerenciamento do documento digitalizado e (b) a conferência do processo de digitalização adotado.

Quanto aos documentos digitalizados sem valor histórico, estes deverão ser preservados, no mínimo, até o transcurso de todos os prazos de prescrição ou decadência dos direitos/obrigações a que se referem.

 

Quais documentos estão excluídos do Decreto?

 

O Decreto nº 10.278/2020 não é aplicável para:

  1. documentos nato digitais, que são documentos produzidos originalmente em formato digital;
  2. documentos bancários e referentes às operações e transações realizadas no Sistema Financeiro Nacional;
  • documentos em microfilme;
  1. documentos audiovisuais;
  2. documentos de identificação (ex: RG, CPF, etc.); e
  3. documentos considerados como de porte obrigatório (conforme leis e regulamentos esparsos na legislação).

Considerando a definição legal de “documentos de porte obrigatório”, é importante que as empresas se atentem para o perfil dos documentos e respectivas leis e regulamentos específicos envolvidos antes da destruição definitiva de qualquer arquivo físico.

Importante frisar que, não obstante o Decreto nº 10.278/2020, nada impede que existam leis específicas e/ou normas regulamentares (seja em nível federal, estadual e/ou municipal) que determinem a manutenção da via física de determinados documentos, para fins de controle e/ou fiscalização.

Desta forma, é aconselhável que as empresas busquem assessoria jurídica especializada, para que não se exponham a riscos desnecessários quando da digitalização/descarte definitivo de documentos físicos.

A íntegra do Decreto Federal nº 10.278/2020 pode ser conferida no site do Palácio do Planalto, pelo seguinte link.

 

[1] Lei Federal nº 13.874, de 20 de setembro de 2019.

 

[2] “Art. 3º São direitos de toda pessoa, natural ou jurídica, essenciais para o desenvolvimento e o crescimento econômicos do País, observado o disposto no parágrafo único do art. 170 da Constituição Federal:

(…)

X – arquivar qualquer documento por meio de microfilme ou por meio digital, conforme técnica e requisitos estabelecidos em regulamento, hipótese em que se equiparará a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato de direito público”